ASIAKASREKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen informointiasiakirja Aaltoravintola Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterissä tapahtuvasta henkilötietojen käsittelystä

1. Rekisterinpitäjä
Aaltocatering Oy, y-tunnus: 3370409-8
Automaatiotie 1, 90460 Oulunsalo
+358 400 682 385
myynti@aaltocatering.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rauno Aalto
Toimitusjohtaja
+358 400 682385
myynti@aaltocatering.fi

3. Rekisterin nimi
Aaltoravintola Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yritysasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Aaltoravintolaan. Käsittelemme asiakastietoja perustuen tekemäämme sopimukseen ja asiakkaan suostumukseen tietojen käsittelyssä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Asiakasrekisterissä olevien asiakastietojen käyttötarkoituksia ovat: asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, asiakassuhdeviestintä, asiakkaan tekemien varausten käsittely, palveluiden myynti ja toteutus, maksamiseen, laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely, rekisterinpitäjän palvelujen markkinointi, rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen.

Asiakkaan mahdollisia tietoja erityisruokavalioista käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun.

6. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaista seuraavia henkilötietoja:

– etu- ja sukunimi, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite
– varauksia koskevat tiedot
– asiakkaan maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviitetiedot
– tieto siitä, jos asiakas on kieltänyt/antanut suostumuksensa suoramarkkinointiin
– tiedot palvelujen käytöstä ja ostoista
– asiakkaan valintoja ja toiveita koskevat tiedot
– mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot
– mahdolliset erityisruokavaliotiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee yritysasiakkaista seuraavia henkilötietoja:

– yritysasiakkaan yhteyshenkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– yrityksen yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
– mahdolliset asiakaspalaute- ja reklamointitiedot

7. Mistä henkilötiedot saadaan
Voimme kerätä tietoja, kun käytät verkkosivujamme, vierailet ravintoloissamme tai muulla tavoin olet yhteydessä meihin. Tiedon saanti: itse annetut tietosi, automaattisesti keräämämme tiedot, ulkopuolisilta tahoilta hankitut tiedot.

8. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät
Emme myy henkilötietojasi ja luovutamme tietoja vain siten, kuin tässä tietosuojaselosteessa on kuvattu. Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Lisäksi voimme luovuttaa henkilötietojasi, mikäli katsomme sen olevan tarpeen sovellettavan lain, säännöksen tai viranomaisen pyynnön johdosta.

9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Rekisterinpitäjä katsoo asiakkuuden päättyneeksi, jos asiakas ei ole käyttänyt rekisterinpitäjänä olevan yrityksen palveluita 10 vuoteen. Aika lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin asiakas on viimeksi käyttänyt yrityksen palveluita. Tiedot poistetaan asiakkuuden päätyttyä 6 kk kuluessa, ellei tietojen säilyttämiseen ole muuta perustetta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen tietoja voidaan kuitenkin käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen, kun asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste (esim. reklamaatiotapaukset tai kirjanpitolaki).

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

11. Rekisteröidyn oikeuksista
Asiakasrekisterissä olevia henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun nojalla (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta e alakohta). Tässä tapauksessa oikeutetun edun muodostaa asiakkuussuhde. Henkilötietoja käsitellään myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella (tietosuoja-asetus artikla 6 artikla 1 kohta b alakohta). Tätä käsittelyperustetta on selostettu tarkemmin tietosuojaselosteen kohdassa 4.

Kun tietoja käsitellään oikeutetun edun ja sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

Rekisteröidyn oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (=tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi, käsitelläänkö häntä koskevia tietoja jäsenrekisterissä tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyllä on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja asiakasrekisteriin on tallennettu. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan tietosuoja-asetuksen nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat mm. rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot. Rekisteröidyn oikeutta saatetaan rajoittaa myös kansallisessa lainsäädännössä (kuten tietosuojalaissa).

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on sen nojalla oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivästystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
– henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
– rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
– rekisteröity vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointia varten (käsittely on tässä tapauksessa mahdollista kuitenkin muihin tarkoituksiin)
– henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Vaikka jokin edellytyksistä täyttyisi, ei tietoja tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavan EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä seuraavissa tilanteissa:
– rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden
– käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vaatii henkilötietojen poistamisen sijaan tietojen käsittelyn rajoittamista
– rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsitttelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudelliseen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai
– rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä (vastustusoikeudesta yllä) ja sen arviointi, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet, on kesken.

Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoran rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

12. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi myös olla yhteydessä kohdassa 2 mainittuun rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön tai esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön toimipaikoissamme.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä täsmentämään riittävällä tavalla, mitä tietoja tai käsittelytoimia rekisteröidyn pyyntö koskee. Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.